Un déménagement d'entreprise ne se gagne pas le jour J : il se gagne dans les semaines qui précèdent. Plus le client est gros, plus les interlocuteurs se multiplient (direction, services généraux, informatique, bailleur, prestataires) et plus le moindre oubli coûte cher. Voici un rétroplanning type, vu du côté de l'entreprise de déménagement.
Phase 1 — Cadrer le projet
La visite technique. C'est elle qui conditionne tout le reste : volume, nombre de postes, mobilier à démonter, éléments fixés aux murs, accès (ascenseurs, monte-charge, quais, étages, horaires autorisés par l'immeuble), stationnement possible devant les deux adresses.
Les interlocuteurs. Identifiez dès le départ qui décide côté client, qui gère l'informatique (service interne ou prestataire), et qui vous donne le plan d'implantation des nouveaux locaux. Sans plan validé, le remontage tourne à l'improvisation.
Le périmètre. Écrivez noir sur blanc ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas : informatique, démontage du mobilier, dépose murale, archives, rebouchage, évacuation des encombrants. Les litiges naissent presque toujours d'un périmètre flou.
Phase 2 — Préparer les deux adresses
Le stationnement. Dès que la date est fixée, lancez les démarches pour réserver l'emplacement du camion devant chaque adresse. Chaque commune a sa procédure et ses délais : plus vous attendez, plus vous prenez le risque de ne pas avoir l'autorisation à temps. Pensez aussi aux panneaux d'interdiction de stationner à poser devant le site.
Ces démarches peuvent être confiées à PanneauxStationnement.fr, la marque du groupe DEMPARTNER dédiée au stationnement : demande d'arrêté en mairie, pose et dépose des panneaux.
L'immeuble. Réservez les ascenseurs ou le monte-charge, vérifiez les protections exigées par le gestionnaire (sols, murs, portes) et les plages horaires autorisées. Certains immeubles de bureaux imposent des interventions le soir ou le week-end.
Le plan d'implantation. Faites étiqueter les nouveaux bureaux (numéro de poste, service) et faites correspondre ce plan avec les étiquettes que vous poserez sur le mobilier et le matériel au départ.
Phase 3 — La semaine avant
- Distribution des cartons et des étiquettes aux collaborateurs du client, avec une consigne simple : un carton = un nom + un numéro de poste.
- Confirmation de l'équipe, des véhicules et du matériel de manutention.
- Point final avec l'informatique : liste des postes, imprimantes, copieurs, baies et serveurs, et ordre de déconnexion.
- Vérification que les autorisations de stationnement sont bien obtenues et que les panneaux seront en place.
Phase 4 — Le jour J (ou le week-end J)
L'ordre classique, qui évite les temps morts :
- Déconnexion informatique et étiquetage de chaque câble et de chaque équipement.
- Dépose murale : écrans, tableaux blancs, supports, étagères.
- Démontage du mobilier, quincaillerie regroupée par meuble.
- Chargement, transport, déchargement selon le plan.
- Remontage du mobilier, puis repose murale.
- Reconnexion informatique et tests poste par poste.
Les étapes 1, 2, 3, 5 et 6 demandent des compétences et de l'outillage spécifiques. Beaucoup de déménageurs les sous-traitent, pour garder leurs équipes sur la manutention, qui est leur cœur de métier. Voir nos services de déconnexion et reconnexion informatique, de démontage et montage de mobilier et de dépose et repose murale.
Pour préparer la partie informatique en détail, voir la check-list du transfert de parc informatique et le guide qui fait quoi pendant un déménagement de bureaux.
Phase 5 — Après le déménagement
La reprise. Prévoyez une présence le premier matin de reprise : un écran inversé ou une imprimante non reconnue se règlent en cinq minutes sur place, et laissent une bien meilleure impression au client.
Les anciens locaux. L'état des lieux de sortie approche : trous de fixation à reboucher, locaux à vider entièrement. C'est souvent le moment où le client découvre qu'il a oublié d'en parler. Mieux vaut l'avoir inclus (ou exclu) dès le devis. Nous y consacrons un article : fin de bail des bureaux.
En résumé
| Quand | Quoi |
|---|---|
| Dès la signature | Visite technique, interlocuteurs, périmètre écrit |
| Dès que la date est fixée | Démarches de stationnement aux deux adresses |
| Semaines précédentes | Immeuble, plan d'implantation, étiquetage |
| Semaine précédente | Cartons, équipe, point informatique, vérification des autorisations |
| Jour J | Informatique → mural → mobilier → transport → remontage → tests |
| Après | Présence à la reprise, remise en état des anciens locaux |
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